Effizienter im Büro arbeiten: Tipps und Tricks

Die Arbeit im Büro ist oft mit viel Stress verbunden. Wer diesen minimieren möchte und produktiver arbeiten will, hat verschiedene Möglichkeiten. Oftmals sind ein aufgeräumter Arbeitsplatz, eine Buchhaltungssoftware sowie ein gutes Zeitmanagement hilfreich.

Buchhaltungssoftware als Zeitersparnis

Um effizienter arbeiten zu können, bietet es sich an, eine Buchhaltungssoftware wie Lexoffice zu verwenden. Mit ihrer Hilfe lässt sich eine Menge Zeit einsparen – beispielsweise beim Schreiben von Rechnungen oder beim Erstellen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Oftmals besteht bei einer solchen Software die Möglichkeit, dass sowohl verschiedene Mitarbeiter als auch der Steuerberater auf das Programm zugreifen können. Das ist äußerst praktisch und kann dabei helfen, die Prozesse bzw. Aufgaben effizienter zu gestalten. Wer eine Buchhaltungssoftware kaufen möchte, sollte sich im Vorfeld über den Umfang des entsprechenden Produkts informieren und überprüfen, ob alle erforderlichen Funktionen vorhanden sind.

Mehr Ordnung im Büro

Wenn am Arbeitsplatz Unordnung herrscht, kann das die Produktivität beeinträchtigen. Ein aufgeräumter Schreibtisch kann hingegen einen besseren Überblick ermöglichen und dazu beitragen, dass man konzentrierter und motivierter arbeitet. Gleichzeitig trägt Ordnung im Büro oftmals zum Wohlbefinden bei. Aus all diesen Gründen ist es sinnvoll, auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu achten. Hierbei können folgende Tipps helfen:

  • Es ist ratsam, ausschließlich die Gegenstände auf dem Schreibtisch aufzubewahren, die Tag für Tag benötigt werden – beispielsweise der Notizblock, das Telefon, die Tastatur, die Maus sowie der Monitor.
  • Zusätzlich kann man ein Ablagesystem im Büro integrieren und dadurch dafür sorgen, dass sämtliche Gegenstände leicht auffindbar und die Regale, Schränke oder Schubladen stets geordnet sind.
  • Die Papierdokumente sollten ebenfalls ordentlich sortiert und aufbewahrt werden. Hierzu ist es sinnvoll, zu einem bzw. mehreren Ordnern zu greifen und die Dokumente in unterschiedliche Bereiche wie Kundenakten und Verträge zu ordnen. Bei der Sortierung in den Ordnern können gegebenenfalls Register oder Trennblätter helfen.
  • Um den Überblick über die ganzen Aufgaben nicht zu verlieren, sollte man einen Platz einrichten, an dem sämtliche To-Dos gesammelt werden – das kann je nach Bedarf ein Notizblock oder ein digitaler Ort wie eine Excel-Liste sein.

Wichtig ist zudem, nicht nur einmal Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen, sondern dauerhaft dafür zu sorgen, dass es so bleibt. Hierzu kann man sich am besten jeden Tag ein paar Minuten Zeit nehmen, um kurz aufzuräumen.

Damit man sich am Arbeitsplatz wohlfühlt, macht es außerdem Sinn, für ein wenig Dekoration zu sorgen: Man kann zum Beispiel eine schöne Pflanze aufstellen – diese kann auch zur Verbesserung der Raumluftqualität beitragen. Ebenso ist es möglich, ein Foto der Familie oder andere dekorative Elemente aufzustellen. Übertreiben sollte man es hierbei jedoch nicht.

3 effiziente Zeitmanagement-Methoden fürs Büro

Wer effizienter oder produktiver im Büro arbeiten und weniger Stress haben möchte, sollte die eine oder andere Zeitmanagement-Methode ausprobieren. Solche Methoden erleichtern es, Prioritäten zu setzen oder die To-Dos zu organisieren und abzuhaken. Nachfolgend stellen wir drei Methoden genauer vor.

1. Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode kann dabei helfen, den Tagesablauf zu strukturieren. Sie besteht aus fünf Schritten:

  • Im ersten Schritt ist es notwendig, alle anfallenden Aufgaben aufzuschreiben.
  • Als Nächstes sollte man die Länge für jede einzelne Aufgabe einschätzen.
  • Nun wird eine Pufferzeit für die jeweiligen Tätigkeiten eingeplant.
  • Im vierten Schritt geht es um das Treffen von Entscheidungen.
  • Zu guter Letzt erfolgt die Nachkontrolle.

Am besten ist es, die Methode kurz vor dem Feierabend jeweils für den nächsten Tag anzuwenden.

2. Die Timeboxing-Methode

Bei dieser Methode geht es darum, eine To-Do-Liste für eine Woche anzufertigen. Dabei ist es notwendig, sich für jede einzelne Aufgabe einen exakten Zeitrahmen (Timebox) zu überlegen. Dieser Zeitrahmen sollte möglichst realistisch gesetzt werden und weder zu kurz noch zu lang ausfallen. Falls eine Aufgabe sehr lange dauert, ist es ratsam, sie in mehrere Schritte aufzuteilen. Die Timeboxing-Methode kann für Zeitdruck sorgen und dabei helfen, zielorientiert zu arbeiten.

3. Die ABC-Methode

Diese Methode ist sehr einfach, kann jedoch dabei unterstützen, die Prioritäten richtig zu setzen. Hierzu ist es notwendig, sämtliche anfallenden Aufgaben in drei Kategorien aufzuteilen:

  • Die A-Aufgaben nehmen die meiste Arbeitszeit in Anspruch. Sie können häufig nicht an andere Menschen abgegeben werden und sind sowohl wichtig als auch dringend.
  • Die B-Aufgaben sind ebenfalls wichtig, aber nicht dringend. Teilweise lassen sie sich delegieren.
  • Bei den C-Aufgaben handelt es sich um unwichtige Aufgaben, die aber oftmals Zeit verschlingen und dringend sind. Sie können meistens delegiert werden.

 

PM

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