Neuer Wohnraum
Den Ausbau eines Dachgeschosses mit Dacherhöhung und Gaubenausbau im Kornbergweg 5 nahm der Gemeinderat zur Kenntnis.
Sportplatz mit Kanalanschluß
Das Vereinsheim des TSGV ist nun an die öffentliche Kanalisation angeschlossen. Dies gab Bürgermeister Jochen Reutter bekannt.
Belagsarbeiten im Gewerbegebiet
Derzeit wird ein Abschnitt der Friedhofstraße saniert, von der Firma Autobid (früher Plattenhardt/Schweizer) Richtung Feldweg zur Deponie.
Neue Brücke an Pfingsten
Die neue Brücke über den Butzbach bei der Einfahrt Reustadt wird voraussichtlich in den Pfingstferien gesetzt, informierte BM Jochen Reutter. Die Ferien wurden ausgesucht, weil in dem Zeitraum weniger Kinder dort die Straße überqueren müssen.
Schnell reagiert, Dank an Verwaltung
Ein Einwohner bedankte sich bei der Verwaltung, dass seine Anregung, die Bankette in der Schlierbacher Straße auszubessern, so schnell umgesetzt worden sei. Bürgermeister Reutter freute sich, dass die Straßenmeisterei dies so schnell erledigt hat.
Haus für Flüchtlingsunterbringung erworben
Die Gemeinde hat das Haus Hauptstraße 51 gekauft. Die Räumung durch die bisherige Eigentümerin ist bis Ende Juni vorgesehen. Danach soll das Gebäude bis auf weiteres als Anschlussunterkunft für Flüchtlinge und Asylbewerber genutzt werden.
Krankenpflegeverein braucht Mitglieder
Die Mitgliedentwicklung im Krankenpflegeverein ist leicht rückläufig, aktuell gibt es 929 Mitglieder, darunter 131 aus Hattenhofen. Darüber informierte BM Jochen Reutter. Aus Mitgliedbeiträgen und Spenden kann der Verein der Diakoniestation einen Zuschuss von gut 28.000 Euro überweisen. Das Gesamtvermögen des Vereins beträgt knapp 112.000 Euro. BM Reutter warb erneut darum, im Krankenpflegeverein Mitglied zu werden.
„Ritterburg“ für Kindergarten-Spielbereich
Der Kindergarten erhält für seinen Außenspielbereich ein neues Großspielgerät in Form einer Ritterburg. Dies hat der Gemeinderat nach einer Diskussion über drei unterschiedliche Angebote, über den Vor- und Nachteil verschiedener Holzarten und über Gestaltungsfragen einstimmig beschlossen. Er folgte damit dem Verwaltungsvorschlag. Die Anlage kostet 52.000 Euro. Die Montage erfolgt durch den Bauhof; die Gemeinde setze damit die „Revitalisierung“, so BM Reutter, der Kindergartenanlage fort.
Deutschlandtour: Hattenhofen begrüßt die Sportler
Am Samstag, 24. August führt die Deutschland-Tour der Profiradler durch Hatten-hofen. Auf Vorschlag einer Gemeinderätin wird die Gemeinde Willkommensbanner an der Ortseinfahrt aufhängen. Die Vorbereitungen für dieses Sport-Event sind in vollem Gange, wie Hauptamtsleiter Norbert Baar berichtete. Die betroffenen Gemeinden wurden geschult, kürzlich sei er mit den Verantwortlichen den Streckenabschnitt abgefahren. Die Öffentlichkeitsarbeit wird demnächst beginnen. Die Veranstalter suchen unter anderem Streckenposten zum Freihalten der Strecke.
Neuauflage des Hattenhofer Heimatbuchs?
Die Verwaltung wird auf Anregung einer Gemeinderätin die Bevölkerung fragen, wer Interesse an einer Neuauflage des Heimatbuchs von 1975 hat. Dieses wurde zum damaligen 700jährigen Gemeindejubiläum veröffentlicht und ist bis auf wenige Exemplare vergriffen. Bürgermeister Jochen Reutter informierte in dem Zusammenhang, dass man angesichts des 750jährigen Jubiläums in 2025 einen Bildband über die Jahre 1975 bis 2025 herausgeben werde. Ein weiterer Vorschlag aus dem Gemeinderat lautete, anstelle das alte Buch neu aufzulegen dieses zu digitalisieren und so zur Verfügung zu stellen.
Digitalisierung im Rathaus: Eigene Erfolge und bundesweite Probleme
Verwaltung informiert über Sachstand
Die Digitalisierung nimmt auch in der öffentlichen Verwaltung immer mehr Raum ein – wenn auch leider gerade bei den Diensten, die Einwohner oder Kunden online nutzen sollen (Onlinezugangsgesetz/OZG), die Entwicklung noch weit hinter den Erwartungen und politischen Ankündigungen hinterherhinkt. Das Land Baden-Württemberg hat derzeit 32 Prozent der digitalen Verwaltungsleistungen des OZG umgesetzt- Damit liegt es unter dem Länderdurchschnitt. Die Länder haben jüngst im Bundesrat einer Änderung des OZG nicht zugestimmt, die Regierung wird den Vermittlungsausschuss anrufen. Damit, bedauert der Gemeindetag, werden die Hängepartie und Unsicherheit weiter verlängert. Auf sinnvolle Optimierungen müssen die Bürger weitern warten müssen.
Beim OZG sind vor allem die kleinen Kommunen ohne eigene IT-Abteilung stark auf externen Sachverstand und Unterstützung angewiesen, wie Hauptamtsleiter Norbert Baar ausführte. Im Vergleich zu anderen Kommunen dieser Größenordnung ist Hattenhofen dafür schon recht weit, wie eine kürzliche Bestandaufnahme der Digitalisierungsbeauftragten des Landkreises gezeigt hat.
Digitalisierung im Rathaus: Bei den Bürgerdiensten zwischen Stufen zwei und drei (von vier)
Interne Digitalisierung weit vorne unter Kommunen dieser Größe
Die Verwaltung informierte den Gemeinderat über den Stand der Digitalisierung in verschiedenen Bereichen. Bei internen oder „eigenen“ Prozesen wie der Schriftgutverwaltung, dem Ratsinformationsystem, der digitalen Bearbeitung von Rechnungen oder der Website mit social media liegt Hattenhofen, wie jüngst ein Vergleich mit anderen kleinen Gemeinden zeigte, weit vorne. Auch bei den Diensten nach dem bundesweiten Onlinezugangsgsgesetz haben die Sachbearbeiterinnen im Bürgerbüro mit externer Hilfe schon vieles entwickelt. Hier aber fehlt es an Unterstützung durch Bund und Länder.
Der Weg der Digitalisierung sei noch lange nicht zu Ende, betonte BM Jochen Reutter, koste aber auch viel Geld.
1) Verwaltungsintern
Seit 1995, als Hattenhofen als eine der ersten Gemeinden das Dokumenten-management System „REGIsafe“ einführte und ab 1999 Internet und Mailverkehr, hat die Gemeindeverwaltung ihren Digitalisierungsgrad stetig ausgebaut. Nicht immer war man bei den Ersten, manchmal lohnt sich das Warten wie beispielsweise beim Ratsinformationssystem.
Der erste große Baustein war das Schriftgutsystem REGIsafe.
Dieses gründet auf dem kommunalen Aktenplan (Hattenhofen hatte seinerzeit schon, anders als viele größere Behörden, eine strukturierte und funktionierende Papier-registratur). Auf diesem System gründen auch Fachmodule wie die Friedhofs-verwaltung, der Belegungsplan für die öffentlichen Gebäude und der interne Kalender. In den letzten Jahren kam das Ratsinformationssystem dazu, das die Schriftgutverwaltung – dort werden die Schriftstücke erstellt – und die Website miteinander verbindet.
Basierend auf REGIsafe hat die Verwaltung in den letzten Jahren sehr viele archivierte Akten eingescannt und gespeichert, was die Papierablage (überwiegend) entbehrlich macht. Sämtliche Personalakten werden mittlerweile digital geführt, was im Büro der Sachbearbeiterin „Platz schafft“. Auch das frühere Bildarchiv – schachtelweise Papierfotos oder Dias – haben externe Fachleute digitalisiert und im Schriftgutsystem gespeichert.
Geplant ist eine Schnittstelle zwischen REGISafe und dem Mailprogramm Outlook, damit die Mails gleich dort eingehen und gespeichert werden.
Mobiles Arbeiten / Homeoffice wurde zunächst für eine Mitarbeiterin mit wenig Kundenverkehr eingeführt, während der Pandemie erhielten weitere Rathaus-bedienstete und der Bürgermeister einen Laptop. Homeoffice ist natürlich nur dann möglich, wenn keine Präsenz erforderlich ist bzw. wenn kein direkter Bürgerkontakt ansteht (Bauherren bringen ihre Anträge nicht dem Sachbearbeiter nach Hause ins Wohnzimmer).
Für die digitale Zeiterfassung und Urlaubsplanung ist seit Jahren ein Programm (AIDA Orga) eingeführt, das auf Chip bzw. mit Barcode reagiert. Dieses System wird neben dem Rathaus auch im Kindergarten, für die Hausmeister, für die gemeindlichen Bediensteten in der Grundschule und für das Reinigungspersonal genutzt („Alle außer Bauhof“). Bei diesem System sind auch Buchungen per Smartphone möglich, z.B. bei Terminen außerhalb des Rathauses.
Für Diktate und am Telefon (teilweise) nutzen Mitarbeiterinnen ein Headset.
Im Rathaus-Sitzungssaal gibt es seit der Sanierung 2014 Präsentationsmedien und seit ein paar Jahren WLAN. Dies nutzen auch Referenten der VHS gern.
Es gibt einen E-Rechnungsworkflow.
Alle Rechnungen, die die Gemeinde bezahlen muss, werden eingescannt und digital bzw. automatisch an die Verbandskämmerei weitergeleitet. Auch der Kindergarten, die Schule, der Bauhof und der Hausmeister können Rechnungen in ihrem Aufgabenbereich freigeben. Viele Rechnungen gehen mittlerweile digital per E-Mail ein, entweder an die allgemeine Rathausadresse oder direkt an die Rechnungs-adresse. Insgesamt hat der gesamte Papierposteingang in den letzten zwei Jahren deutlich nachgelassen. Künftig sollen auch die Rechnungen, die die Gemeinde stellt, komplett digital erstellt werden. Eine Software für einheitliche Rechnungen (Quittierer) ist bereits im Einsatz, diese soll per Schnittstelle mit dem Workflow verbunden werden.
Vor kurzem haben zwei Mitarbeiterinnen ein Mitarbeiterportal bzw. Intranet eingerichtet. Hierüber können Krankmeldungen erfolgen, ein Jobrad beantragt werden, intern Informationen ausgetauscht oder Termine und Allgemein-informationen abgeholt werden. Das Intranet ist als Unterseite auf der Website eingebunden.
Die Redaktion für das Amtsblatt läuft komplett digital. Die analoge Auflage wurde runtergefahren, dafür gibt es Onlinezugänge für die Leser. Auch Kirchen, Vereine usw. können ihre Beiträge digital einstellen.
Über den Verwaltungsverband gibt es einen Zugriff auf das Geoportal Ingrada, wo Pläne und Luftbilder abgerufen werden können. Das komplette Leitungsnetz, Bäume, Ruhebänke usw. sind digital kartographiert und in Katastern abrufbar. Teilweise sind Ruhebänke, Hundetoiletten und andere Einrichtungen zusätzlich digital auf der Website im Ortsplan dargestellt.
Die Gemeinde nutzt seit Jahren ein Wasserstandsmeldesystem, hier geht ab einem gewissen Wasserpegel eine Warnung an den Bauhofleiter und an die Feuerwehr raus. Auch die Daten der Regenüberlaufbecken werden digital an die Kläranlage übermittelt.
Digitale Fahrgastanzeigen an mehreren Bushaltestellen im Ort informieren in Echtzeit über Ankunft und Abfahrt der Busse.
2) Onlinezugangsgesetz/Service-BW/Bürgerservice
In 2017 ist das Onlinezugangsgesetz/OZG in Kraft getreten. Dieses verpflichtet alle Behörden, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch digital über Verwaltungs-portale anzubieten. Für einen neuen Führerschein, für den Antrag auf Elterngeld, für Hundemarke, Bauanträge oder sonstige typische Verwaltungsdienstleistungen sollen Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen nicht mehr aufs Amt müssen. Das soll einfach und sicher vom heimischen Wohnzimmer aus beantragt werden können, wie eine Bestellung bei privaten Unternehmen.
Dieses Gesetz braucht nicht nur eine moderne IT-Infrastruktur und gemeinsame Standards zwischen Bund, Ländern und Kommunen, sondern es sind viele rechtliche Spezialthemen wie z.B. die digitale Unterschrift zu etablieren. Aufgrund komplexer föderaler Strukturen, unterschiedlicher Digitalisierungsstände und einer sehr heterogenen IT-Landschaft ist man von diesem Ziel noch weit entfernt.
Lange Zeit hingen vor allem die kleinen Gemeinden komplett in der Luft, was es an „Handwerkszeug“ schon gibt und was nicht und was sie selbst an eigenen Leistungen zur Umsetzung bringen müssen. Seit zwei Jahren (Mai 2022) wird die Gemeinde Hattenhofen zusammen mit den Verbandsgemeinden von einer früheren Bürgermeisterin beraten, die dies nun als freie Unternehmerin anbietet. In zahlreichen Arbeitsstunden haben die Kolleginnen vom Bürgerbüro und die Beraterin einzelne Schritte und Bausteine/ Module entwickelt und teilweise auch schon installiert.
Ziel ist es, die geläufigsten Dienstleistungen digital abzubilden. Teilweise sind die Prozesse bereits „Ende-zu-Ende“ dargestellt (das heißt, dass man rein digital arbeiten kann und die Kunden nicht noch vorher eine pdf-Datei ausdrucken, ausfüllen, wieder einscannen und an das Amt schicken müssen).
Aktiviert sind die Prozesse für Meldebescheinigung und Geburtsurkunde, Hundesteuer, Gewerbeanmeldung, Ausschankgenehmigung, Plakatierungs-antrag, Landesfamilienpass, Wohnungsgeberbescheinigung, Führungszeugnis und Auskunft aus dem Gewerbezentralregister. In Bearbeitung sind noch die SEPA-Lastschrift und der Widerspruch gegen die Übermittlung von Meldedaten.
Die dazugehörigen Onlineanträge werden bislang noch nicht genutzt und wurden auch noch nicht beworben. Wenn alle Verbandsgemeinden den gleichen Stand haben, sollen das OZG und die dafür erforderlichen Anträge gemeinsam beworben werden. Als nächstes soll E-Payment eingerichtet werden.
Kontaktloses Bezahlen (EC-Karte usw.), was manche Rathäuser erst im Zug der Pandemie eingeführt haben, ist in Hattenhofen seit vielen Jahre möglich (Bürger-büro).
Bauanträge müssen seit letztem November direkt bei der Baurechtsbehörde, nicht mehr bei der Gemeinde eingereicht werden. Derzeit laufen Anträge in Papierform und online noch parallel, ab 2025 will das Landratsamt dies komplett und ausschließlich digital anbieten.
Die zentrale E-Government-Plattform des Landes Baden-Württemberg ist Service-BW. Dieses Portal bietet Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen den Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen und Informationen. Wo Verwaltungsvorgänge aus rechtlichen Gründen nicht elektronisch erledigt werden können, sollen Informationen angeboten werden, die den Gang zur Behörde vorbereiten und erleichtern. Alle Mitarbeitenden im Rathaus haben Zugang zu Service-BW. Die Nutzung durch Bürger setzt allerdings voraus, dass diese dort ein Konto eröffnen (nicht anders als bei privaten Dienstleistern).
Die Verwaltung nutzt Social Media (Instagram, Facebook, LinkedIn, Xing) für die Kommunikation mit den Bürgern. Es gibt dort regelmäßiges Feedback und Kommentare. Eine spezielle Bürger-App, die vom Land bezuschusst wurde und zwei Jahre im Betrieb war, wurde nicht fortgesetzt, diese wurde kaum genutzt und es gibt andere Möglichkeiten, der Gemeindeverwaltung überhängende Hecken oder kaputte Kanaldeckel mitzuteilen.
Im Zuge der Pandemie hat man überlegt, eine Onlineterminvereinbarung für Rathausbesuche einzuführen, dies wurde aber aus Gründen der Flexibilität (nicht jede Dienstleistung lässt sich in 15-Minuten-Schritten berechnen) nicht weiterverfolgt. Das Rathaus ist seit der Pandemie geschlossen, dafür ist eine schnelle, flexible und großzügige Terminvereinbarung von früh morgens bis spät abends möglich. Die Terminbuchung erfolgt per Mail oder telefonisch direkt bei den Sachbearbeiter-innen.
Auf Verbandsebene wird das VHS-Programm bereits digital angeboten und auch die Kurs-Buchung kann online erfolgen. Digital wird mittlerweile auch das Ferienprogramm (Pfingst- und Sommerferien) angeboten, sowohl das Programm als auch die Anmeldung laufen digital. Die Bezahlung erfolgt per Lastschrifteinzug. Auf der Webseite ist ein digitaler Veranstaltungskalender als Kalendermodul vorhanden.
In Kindergarten und Schule ist eine App für die Eltern im Einsatz. Eine zusätzliche webbasierte Lösung für die Kitaverwaltung wurde ins Auge gefasst.
Es ist geplant, Funkwasserzähler einzuführen. Dies wird derzeit an kommunalen Gebäuden getestet.
Statt eines analogen Aushangs gibt es einen Bildschirm im Eingangsbereich. Generell erfolgen die Veröffentlichungen digital.
Das OZG-Reifegradmodell umfasst fünf Stufen, null bis vier.
Hattenhofen befindet sich nach Einschätzung der Digitalisierungsbeauftragten des Landkreises zwischen den Stufen zwei und drei, Ziel ist es, Leistungen der Stufe drei weiter auszubauen. Dies bedeutet, dass die Leistung einschließlich aller Nachweise rein online abgewickelt werden kann, ohne weitere Vordrucke auszufüllen (kein Medienbruch erforderlich).
3) Ratsinformationssystem/RIS
Nach Einführung des Internets, vor rund 25 Jahren, hat das Rathaus die Tages-ordnung für die öffentliche Gemeinderatssitzungen samt zugehöriger Anlagen auf der Website veröffentlicht. Seit genau drei Jahren ist ein Ratsinformationssystem, basierend auf der digitalen Schriftgutverwaltung, im Einsatz. Die Tagesordnung und die Anlagen für die öffentliche Sitzung werden aus diesem System hochgeladen.
Bis vor kurzem arbeitete die Verwaltung parallel, indem die Gemeinderäte – die seither schon die Möglichkeit hatten, zuhause die Unterlagen digital zu lesen und laden – bis vor kurzem noch zusätzlich mit Papierunterlagen versorgt wurden. Auch Presse und Zuhörer erhielten Unterlagen in Papierform. Seit mehreren Sitzungen finden diese vollständig digital statt. Der Sitzungssaal in der Sillerhalle erhielt
WLAN, die Räte können die Unterlagen zuhause auf Ihre Endgeräte laden oder im Saal per WLAN darauf zugreifen. Auch die lokale Presse wird jetzt digital versorgt. Für Zuhörerinnen und Zuhörer besteht die Möglichkeit, ebenfalls die Unterlagen zuhause zu laden oder im Sitzungssaal digital auf die Unterlagen zu zugreifen. Zusätzlich wird nach wie vor eine Unterlagenmappe, aber in verschlankter Ausgabe, vorgelegt.
PM Gemeindeverwaltung Hattenhofen
