Die Digitalisierung verändert betriebliche Abläufe auf allen Ebenen. Besonders im Bereich der Rechnungsverarbeitung ergeben sich für Unternehmen im Filstal neue Möglichkeiten, um Kosten zu senken, Ressourcen zu schonen und Prozesse zu beschleunigen. Der elektronische Rechnungsdatenaustausch mit dem Format ZUGFeRD bietet dabei eine tragfähige Lösung für kleine, mittlere und große Betriebe. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und kombiniert ein klassisches PDF mit strukturierten XML-Daten. Dadurch lassen sich Rechnungen nicht nur optisch darstellen, sondern auch automatisiert in ERP- oder Buchhaltungssysteme.
Die zunehmen Bedeutung von ZUGFeRD
In der öffentlichen Verwaltung und zunehmend auch in der Privatwirtschaft wächst der Druck, Rechnungen strukturiert und standardisiert zu übermitteln. Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten der öffentlichen Hand auch auf kommunaler Ebene verpflichtend.
Unternehmen im Filstal, die an Behörden, Landkreise oder öffentliche Einrichtungen liefern, müssen seitdem Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung versenden. ZUGFeRD 2.2 erfüllt dabei vollständig die Anforderungen der EU-Norm EN16931. Der Vorteil: Das Format ist hybrid, leicht zu integrieren und wird von vielen Softwaresystemen unterstützt.
Video zur E-Rechnung: https://www.youtube.com/watch?v=gqzH8RlcR5U
Typische Vorteile für Betriebe aus Industrie, Handel und Dienstleistung
Der Einsatz von ZUGFeRD bringt zahlreiche konkrete Verbesserungen für die tägliche Arbeit:
- Automatische Übernahme von Rechnungsdaten in ERP- und Buchhaltungssysteme ohne Abtippen oder OCR-Erkennung
- Schnellere Zahlungsfreigaben durch strukturierte Prüfungsvorgänge
- Revisionssichere Archivierung und Einhaltung der GoBD-Vorgaben
- Kompatibilität mit zahlreichen Softwaresystemen
Unternehmen berichten im Rahmen von Digitalisierungsprojekten regelmäßig von einer Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent im Rechnungslauf. Auch die Fehlerquote sinkt erheblich, da manuelle Eingaben vollständig entfallen.
Beispiel aus der Region: Produktionsbetrieb stellt komplett auf elektronische Rechnungen um
Ein mittelständischer Maschinenbauer aus Geislingen hat 2024 die Umstellung seiner Ausgangsrechnungen auf ZUGFeRD vollzogen. Nach einer Pilotphase im Einkauf wurde auch die Debitorenseite automatisiert. Eingehende Rechnungen von Lieferanten werden nun zentral digital erfasst, verarbeitet und verbucht.
Das Resultat: Statt 12 Minuten Bearbeitungszeit pro Rechnung liegt der interne Aufwand nun bei durchschnittlich 3 Minuten, inklusive Prüfung und Freigabe. Durch die einheitliche Formatstruktur lassen sich zudem statistische Auswertungen in Echtzeit erstellen, was bei Ausschreibungen und Kalkulationen einen deutlichen Informationsvorsprung ermöglicht.
Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung
Damit die Einführung gelingt, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Analyse der bestehenden IT-Landschaft und Kompatibilität mit dem ZUGFeRD-Format
- Auswahl geeigneter Softwaremodule oder Cloud-Dienste
- Anpassung interner Workflows und Schulung der Mitarbeiter
- Einrichtung eines klaren Prozesses zur digitalen Archivierung
Ergänzend dazu bieten regionale IT-Dienstleister im Filstal mittlerweile spezielle Beratungspakete an, um die Umstellung auf elektronische Rechnungen systematisch zu begleiten.
Technische Mindestanforderungen und Standards im Überblick
Die technische Umsetzung von ZUGFeRD erfordert keine komplexe Infrastruktur, jedoch müssen einige Mindestvoraussetzungen erfüllt sein. Wichtig ist eine aktuelle Buchhaltungs- oder ERP-Software mit ZUGFeRD-Schnittstelle, ein sicherer Archivierungsprozess sowie ein digital signierter Rechnungsversand per E-Mail oder über ein Portal.
Darüber hinaus empfiehlt sich die Integration eines strukturierten Freigabeworkflows, damit Rechnungen nicht nur automatisiert erfasst, sondern auch innerhalb der Organisation geprüft und dokumentiert werden können. Viele moderne Systeme bieten hier bereits vorkonfigurierte Prozesse, die ohne zusätzlichen Programmieraufwand eingesetzt werden können.
ZUGFeRD als Beitrag zur nachhaltigen Unternehmensentwicklung
Auch im Kontext von Ressourcenschonung und Nachhaltigkeit gewinnt das Thema an Relevanz. Der Wegfall von Papierdokumenten, Kuverts und postalischem Versand reduziert nicht nur Kosten, sondern auch CO₂-Emissionen. In vielen Unternehmen ist die digitale Rechnung mittlerweile Bestandteil der eigenen Nachhaltigkeitsstrategie.
Darüber hinaus stärkt der elektronische Austausch die Resilienz gegenüber externen Störungen: Während der COVID-19-Pandemie konnten Unternehmen mit digitalisierten Prozessen schneller auf Homeoffice, mobile Buchhaltung und dezentrale Abwicklung umstellen. Ein automatisierter Rechnungseingang erwies sich dabei als zentraler Vorteil.
Durch die Verbindung von gesetzlicher Konformität, technischer Effizienz und Umweltvorteilen ergibt sich eine Lösung, die über kurzfristige Rationalisierungen hinausgeht. ZUGFeRD ermöglicht einen Rechnungsprozess, der auch für Betriebe in ländlich geprägten Wirtschaftsregionen zukunftssicher und praxistauglich zugleich ist.
PM
