Wenn ein Unternehmen umzieht, ist das immer mit einigen Herausforderungen verbunden, weshalb die Planung und die Organisation in diesem Zusammenhang eine fundamentale Rolle spielen. Am besten findet die Planung für den Unternehmensumzug circa 4 Monate vor dem tatsächlichen Datum statt, um so genug Zeit für die Organisation zu haben. Es ist aus diesem Grund wichtig, den Tag des Umzugs rechtzeitig festzulegen, um auf diese Weise ausreichend Zeit zu haben.
Einer besonders großen Beliebtheit erfreuen sich vor allem Wochenenden oder Tage, die in dem Unternehmen in der Regel eher ruhig verlaufen. Aus diesem Grund entscheidet am besten jedes Unternehmen individuell, welches Datum sich am besten für den Umzug anbietet.
Um die Planung des Umzugs kümmert sich am besten immer ein Team, das die Firmenleitung dann immer wieder über den aktuellen Stand und die Fortschritte informiert.
Muss der Umzug als ganzes Unternehmen erfolgen?
Manchmal – vor allem, wenn Unternehmen sehr groß sind und der Umzug an nur einem Tag nahezu unmöglich wäre – bietet es sich an, sich zu überlegen, ob es sinnvoll ist, den Umzug des Unternehmens auf zwei Tage aufzuteilen.
Den Umzug aufzuteilen und in zwei Teilen stattfinden zu lassen bietet sich aber auch dann an, wenn das Unternehmen vermeiden möchte, den Geschäftsbetrieb zu unterbrechen. Wer sich das nicht leisten kann und/oder möchte, kann mit einem Umzug in zwei Teilen den Betrieb weiterführen. Allerdings ist es dafür wichtig, besonders genau zu planen, welcher Teil des Unternehmens zu welchem Zeitpunkt umgezogen wird.
Muss ich bestimmte Dinge für den Umzug besorgen?
Ob das Unternehmen bestimmte Dinge und Utensilien für den Umzug besorgen muss, kommt immer darauf an, ob das Unternehmen noch Kartons und andere Utensilien besitzt und/oder ob bestimmte Kartons gebraucht werden, um besondere Gegenstände zu transportieren. So kann es unter Umständen notwendig sein, dass bei einem Unternehmensumzug, in dem unter anderem Flaschen transportiert werden, ein Flaschenversandkarton seinen Einsatz findet.
Die Frage danach, ob das Unternehmen Dinge für den Umzug besorgen muss, spielt auch immer dann eine Rolle, wenn es darum geht, ob das Unternehmen für den Umzug ein Umzugsunternehmen beauftragt oder den Umzug vollkommen selbst plant.
Wenngleich es natürlich jedem Unternehmen selbst überlassen ist, ob der Umzug mit der Hilfe eines Umzugsunternehmens durchgeführt wird oder nicht, bietet es sich in bestimmten Fällen an, auf die Hilfe eines Umzugsunternehmens zurückzugreifen. Denn dieses kann sich unter Umständen um den Umzug von schweren Maschinen, sowie empfindlichen Geräten, vertraulichen Akten, großen Objekten oder auch Kunstwerken kümmern, sodass sich Unternehmen diesbezüglich auf der sicheren Seite befinden. Es kann sich aber auch um den Umzug der ganz normalen und herkömmlichen Büroausstattung kümmern.
In diesem Fall entscheidet das Unternehmen, welche Leistungen des Umzugsunternehmens es in Anspruch nehmen möchte.
Was Unternehmen diesbezüglich jedoch immer im Hinterkopf behalten sollten ist:
| Umzugsunternehmen zieht das gesamte Unternehmen um | Umzugsunternehmen zieht nur spezielle Teile des Unternehmens um |
| Unternehmen zahlt mehr für die Inanspruchnahme der Leistungen | Mitarbeiter können sich weiterhin ihrer Arbeit widmen und es entstehen in dieser Hinsicht keine Einbußen für das Unternehmen |
Wann müssen die Mitarbeiter informiert werden?
Ein Unternehmensumzug bedeutet für einige Mitarbeiter unter Umständen, dass:
- Sie sich eine neue Wohnung suchen müssen, um den neuen Unternehmenssitz besser erreichen zu können.
- Sie sich eine neue Arbeitsstelle suchen müssen, weil sie nicht umziehen und den neuen Unternehmenssitz von ihrem Wohnsitz aus nicht erreichen können.
Aus diesem Grund sollte das Unternehmen seine Mitarbeiter direkt dann über den geplanten Umzug informieren, wenn das Umzugsdatum feststeht. Für diese Zwecke beruft das Unternehmen am besten eine Mitarbeiterversammlung ein.
Wen muss ich noch über den Umzug informieren?
Die Mitarbeiter des Unternehmens sind nicht die Einzigen, die über den Umzug informiert werden sollten. Aus diesem Grund spielen auch sogenannte „externe Kommunikationen“ eine wichtige Rolle. Zu den Stellen, die über den bevorstehenden Umzug des Unternehmens informiert werden müssen, gehören unter anderem die Folgenden:
- Das Finanzamt und die Agentur für Arbeit
- Kunden, Geschäftspartner und Vertragspartner (wie zum Beispiel Stromvertrag, Reinigungsunternehmen, Internetversorgung, etc.)
- das Handelsregister und die IHK
- Banken
- Domain-Betreiber oder Seiten, auf denen das Unternehmen eingetragen ist
- Online-Einträge und Print-Einträge
- Die gelben Seiten und das Telefonbuch
- Das Gewerbeamt
- Die GEZ
Anstatt die externe Kommunikation zeitaufwändig zu gestalten, bietet es sich an, ein Rundschreiben – entweder per Post oder per Mail – zu verfassen und dies an alle zu schicken, die über den Unternehmensumzug informiert werden müssen.
Wichtige Fragen, die sich das Unternehmen bezüglich des Unternehmensumzugs stellen sollte
Wichtige Fragen, die sich das Unternehmen bezüglich des Umzugs stellen sollte, sind unter anderem die Folgenden:
- Welche Räume sollen zuerst ausgeräumt und anschließend eingeräumt werden?
- Müssen Räume nach dem Auszug des Unternehmens im alten Sitz oder Räume vor dem Umzug im neuen Unternehmenssitz renoviert werden?
- Wie teile ich die Räume im neuen Unternehmenssitz auf? Gibt es unter Umständen Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu optimieren?
- Was kann ich aussortieren? Welche Akten muss ich aufgrund der Aufbewahrungsfrist zwingend mit umziehen?
- Welche kritischen Unterlagen muss ich datenschutzgerecht vernichten?
- Möchte ich die alten Möbel mit umziehen oder sollte ich neue Möbel für den neuen Unternehmenssitz kaufen? Wann sollte ich die Möbel bestellen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig ankommen?
- Wie ist der Stand der Technik des Unternehmens? Bietet es sich an, in neue Technik zu investieren?
- Sollte ich für den Auf- und Abbau der Technik einen Spezialisten beauftragen oder können meine Mitarbeiter die Technik sicher auf- und wieder abbauen?
Was muss das Unternehmen vor dem Umzug noch beachten?
Wenngleich die Planung des Unternehmensumzugs circa 4 Monate vor dem Umzug startet, sollten sich Unternehmen circa 2 Wochen vor dem tatsächlichen Umzug mit den folgenden Aspekten auseinandersetzen:
- Erinnerung an die Mitarbeiter
- Einholen der Bestätigung der vereinbarten Termine
- Ablesen der Zählerstände und die Besprechung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung gemeinsam mit dem alten Vermieter.
- Vorbereiten des Übergabeprotokolls und die Vereinbarung des Termins für die Übergabe der Wohnung
Was ist an dem Tag des Umzugs wichtig?
Wenn der Tag des Umzugs gekommen und dementsprechend alles geplant ist, heißt das nicht, dass sich die Firmenleitung, bzw. das Team, das sich um den Umzug kümmert, entspannen kann. Denn am Tag des Umzugs fallen ebenfalls einige wichtige Aspekte an. Es handelt sich hierbei unter anderem um die Folgenden:
- Bestandsaufnahme des neuen Firmensitzes (einschließlich Treppenhaus)
- Begutachtung des alten Firmensitzes, um so sicherzustellen, dass dort nichts vergessen wurde
- Ablesen der Zählerstände in den neuen Räumen des neuen Unternehmensstandorts, sodass diese dokumentiert werden können
- Überprüfen aller Gegenstände, die von einem Umzugsunternehmen umgezogen wurden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass keine Schäden und Mängel an den Gegenständen und Geräten vorhanden sind.
- Einrichten eines Nachsendeauftrags bei der Post, dass die Post auch weiterhin bei dem Unternehmen ankommt.
Zu guter Letzt ist ein wichtiger Hinweis für Unternehmen der, alle Rechnungen rund um den Umzug aufzuheben, um diese dann für die Steuererklärung zu verwenden. Inwiefern in diesem Zusammenhang auch die Einweihungsparty steuerlich abgesetzt werden kann, muss jedes Unternehmen jedoch selbst klären… Fehlen sollte eine Einweihungsparty für einen erfolgreichen Arbeitsstart am neuen Unternehmenssitz aber nicht.
PM
