Unternehmen wirken zunächst gut strukturiert, wirft man jedoch einen Blick hinter die Kulissen, fallen häufig große Defizite auf. Dabei kann es sich um lange Kommunikationswege, veraltete Verfahren oder eine schlechte Organisation der Bürokratie handeln. Doch egal, was die Ursache der Komplikationen ist, sicher ist, dass sie schwere Folgen für die Betriebsabläufe nach sich ziehen können. Denn aus leichten Verzögerungen kann sich schnell ein Stapel unerledigter Aufträge entwickeln, der Kunden und Geschäftspartner verärgert. Bemerken auch Sie diese Anzeichen in Ihrem Unternehmen? Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Arbeitszeit effektiver genutzt werden kann, um die eigene Produktivität und die Umsätze zu steigern.
Die Produktivität effizient steigern
Laut Studien hat jeder fünfte Deutsche Probleme, sein volles Potenzial im Berufsalltag auszuschöpfen. Auch wenn häufig davon ausgegangen wird, dass dieses Phänomen mit individuellen Charakteristika zusammenhängt, liegt es in erster Linie an der Tätigkeit selbst. Denn eine Vielzahl der Unternehmen hat im 21. Jahrhundert immer noch keine optimalen Arbeitsbedingungen geschaffen, welche die Effizienz und Motivation der Mitarbeiter positiv beeinflussen. Stattdessen schlagen sich die Angestellten mit ineffizienten Systemen, Verfahren und Prozessen herum, welche die Produktivität erheblich mindern. Tatsächlich reichen allerdings schon wenige Veränderungen aus, um einen Leistungsanstieg der Arbeitnehmer zu bewirken.
Die deutsche Zettelwirtschaft
Die Deutschen sind weltweit bekannt für ihr Traditionsbewusstsein und ihre Korrektheit. Genau diese Eigenschaften spiegeln sich in der Bürokratie wider. Jegliche Art von Dokumenten, Formularen, Informationen oder Daten wird in Papierform aufbewahrt. Die Papierstapel werden jahrelang in Aktenschränken aufbewahrt und sind weder umweltfreundlich noch sehr effektiv. Durchschnittlich benötigt der deutsche Bürger unglaubliche 241,7 Kilogramm Papier, was erklärt, warum sich die Druck- und Materialkosten zu ungeahnten Höhen summieren. Darüber hinaus ist es schwer, den Überblick über eine solche Masse an Papier zu behalten. Die Mitarbeiter verlieren also kostbare Zeit, die sie direkt in die Auftragsbearbeitung investieren könnten.
Digitale Lösung
Wem daran gelegen ist, die Papierberge und Archive aus dem Unternehmensalltag zu verbannen, kann auf eine Dokumentenmanagement Software zurückgreifen. Ganz im Zeichen der Digitalisierung zielt das Programm darauf ab, “die Verwaltung des Papierkrams” zu erleichtern. Nachdem die jeweiligen Dokumente in der Software hochgeladen wurden, sind sie sicher abgespeichert und können in Nullkommanichts aufgerufen werden. Die Suche der Dateien ähnelt dabei der Eingabe in eine Suchmaschine: Mithilfe von Schlagworten kann das Benötigte innerhalb weniger Sekunden zielsicher gefunden werden.
Weiterhin kann das altbekannte Abheftungssystem beibehalten werden. Die Dokumente lassen sich dabei nicht nur von einer Person aufrufen, sondern ermöglichen, dass mehrere Mitarbeiter Überarbeitungen, Modifikationen oder Aktualisierungen durchführen. Zu guter Letzt fungiert eine Dokumentenmanagement Software auch als Schnittstelle zu anderen Programmen. Arbeitsprozess können somit verkürzt und optimiert werden.
Vor- und Nachteile eines Dokumentenmanagements
Das Hauptaugenmerk der Dokumentenmangement Software liegt natürlich auf der Verbesserung der Effizienz und Produktivität. Allerdings spielt auch die Zeit- und Kostenersparnis eine entscheidende Rolle, warum sich immer mehr Unternehmen für ein solches Programm entscheiden.
Des Weiteren kann mithilfe der Dokumentenmangement Software rechtskonform gearbeitet werden. Anhand der Zugriffsrechte, die individuell verteilt werden, wird sichergestellt, dass auch nur berechtigte Personen Einsicht in sensible Daten erhalten. Dies ist essenziell, um der Datenschutzgrundverordnung, die im Mai 2018 in Kraft getreten ist, gerecht zu werden.
Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Eine weitere Möglichkeit, um die Produktion der Angestellten zu steigern, hängt mit der Mitarbeiterzufriedenheit zusammen. Die Arbeitnehmer werden gerne als der Motor eines Unternehmens bezeichnet. Versorgt man sie nicht mit dem richtigen Treibstoff, bleibt man auf dem Weg liegen. Es empfiehlt sich daher, Maßnahmen zu ergreifen, die für ein positives Betriebsklima sorgen. Das kann umgesetzt werden, indem Betriebsausflüge und Teambuildingmaßnahmen organisiert werden. Weiterhin ist es allerdings auch möglich, interne Sportkurse anzubieten oder in die Gesundheit der Mitarbeiter zu investieren. Beispielsweise beugen verstellbare Tische und Bürostühle Rückenschmerzen vor. Letztendlich tragen Eigenverantwortung, ein respektvoller Umgang und Evaluationen zu mehr Motivation und Effizienz bei.
Foto-Quelle: mohamed_hassan, 22.04.2021
PM
