Jedes Jahr erhalten Mieter ihre Nebenkostenabrechnung und nicht selten sorgt sie für Überraschungen. Neben den erwarteten Kosten für Wasser, Heizung und Müllabfuhr tauchen immer wieder Posten auf, deren Berechtigung nicht sofort ersichtlich ist. Verwaltungskosten, pauschale „sonstige Betriebskosten“ oder nicht näher erklärte Gebühren werfen Fragen auf.
Doch welche Nebenkosten darf ein Vermieter tatsächlich umlegen? Eine genaue Prüfung kann nicht nur Klarheit schaffen, sondern unter Umständen auch Kosten sparen.
Welche Nebenkosten sind umlagefähig und wo liegt die Grenze?
Nebenkosten dürfen nicht nach Belieben auf die Mieter umgelegt werden. Ihre Umlage ist in der Betriebskostenverordnung klar geregelt.
Die Betriebskostenverordnung legt genau fest, welche Kosten umlagefähig sind. Darunter fallen unter anderem Wasser, Heizkosten, Versicherungen, Müllabfuhr oder die Reinigung von Gemeinschaftsflächen.
Die Heizkostenverordnung regelt dabei speziell die Verteilung der Heiz- und Warmwasserkosten, um eine verbrauchsgerechte Abrechnung sicherzustellen. Kurz gesagt betrifft dies alles, was für den täglichen Betrieb nötig ist.
Ganz anders sieht es bei einmaligen Kosten aus. Eine neue Heizungsanlage, Dachsanierungen oder eine Fassadenrenovierung sind keine Nebenkosten, sondern Instandhaltungsmaßnahmen, die der Vermieter selbst tragen muss. Das gilt ebenso für Verwaltungsausgaben. Buchhaltung, Porto oder Gehälter für die Hausverwaltung dürfen nicht einfach in die Abrechnung geschmuggelt werden.
Welche Nebenkosten sind erlaubt und welche nicht?
Einige Posten tauchen in fast jeder Abrechnung auf und sind völlig legitim. Wasser, Abwasser, Heizkosten, Müllentsorgung sind kein Problem. Auch Hausreinigung, Gartenpflege und Gebäudeversicherungen gehören dazu, doch dann gibt es die schwierigen Fälle. Hausmeisterkosten dürfen zwar umgelegt werden, aber nur für tatsächliche technische Arbeiten und kleine Reparaturen. Sobald der Hausmeister auch Verwaltungstätigkeiten übernimmt, muss der Vermieter diesen Anteil selbst zahlen.
Besonders umstritten war lange Zeit der Kabelanschluss. Früher konnte der Vermieter die Kosten für den gemeinschaftlichen TV-Anschluss einfach auf alle Mieter umlegen. Seit 2024 ist das nur noch mit einer individuellen Vereinbarung möglich und diese Information hat womöglich noch nicht alle Mieter erreicht.
Weiter gibt es Posten, die in einer Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen haben. Verwaltungskosten gehören dazu, ebenso wie Mahngebühren, Bankspesen oder Anwaltskosten des Vermieters. Besonders problematisch sind Begriffe wie „sonstige Betriebskosten“. Das klingt harmlos bis plötzlich ein Fantasieposten auftaucht, dessen Zweck niemand so genau erklären kann.
Warum müssen Mieter die Grundsteuer zahlen?
Ein besonders unbeliebter Punkt auf der Abrechnung ist die Grundsteuer. Eine Steuer, die für den Besitz eines Grundstücks fällig wird und trotzdem auf die Mieter umgelegt werden darf. Das klingt paradox, ist aber erlaubt.
Grund dafür ist, dass die Grundsteuer als „öffentliche Last des Grundstücks“ gilt. Sie ist also direkt mit der Nutzung des Gebäudes verbunden und darf daher über die Betriebskosten abgerechnet werden. Die Höhe hängt vom Einheitswert der Immobilie, der Steuermesszahl und dem individuellen Hebesatz der Kommune ab.
Mit der Grundsteuerreform 2025 wird sich hier einiges ändern. Manche Mieter werden weniger zahlen, viele aber auch mehr, je nachdem, wie die neue Berechnung in ihrer Stadt oder Gemeinde ausfällt. Solange die Umlage vertraglich vereinbart ist, bleibt sie jedoch ein fester Bestandteil der Nebenkosten.
Wie werden Nebenkosten berechnet und was ist wirklich fair?
Damit die Abrechnung nicht ins Chaos abrutscht, gibt es feste Verteilerschlüssel. Meistens wird nach Wohnfläche abgerechnet: Wer mehr Platz hat, zahlt einen höheren Anteil. Bei bestimmten Kosten, etwa der Müllentsorgung oder dem Wasserverbrauch, kann aber auch die Personenzahl als Grundlage dienen.
Heiz- und Warmwasserkosten unterliegen besonderen Regeln. Hier muss zwingend nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden – dank Zählern an Heizkörpern und Wasserleitungen ist das heute Standard. Eine pauschale Umlage nach Quadratmetern wäre nicht zulässig.
Foto von Hernan Lucio auf Unsplash
PM
