Donnerstagabend im Vereinsheim, irgendwo zwischen Göppingen und Geislingen. Auf dem Boden vor der Theke steht eine halb abgeladene Palette, Sprudelkisten links, Apfelschorle rechts, dazwischen ein Turm aus Colakästen, der noch seinen Platz sucht. Der zweite Vorstand hakt auf einem Klemmbrett ab, was schon da ist, der Jugendtrainer trägt Kiste um Kiste in den Kühlraum, und in der Küche zählt jemand Bechergrößen. Übermorgen ist Sommerfest, und was die Besucher dann als selbstverständlich erleben, kaltes Getränk, volle Snackschale, gut bestückte Tombola, ist das Ergebnis von Wochen unauffälliger Planung.
Diese Planung ist eine Wissenschaft für sich, auch wenn sie niemand so nennen würde. Jeder Verein im Filstal, ob Sportverein, Musikverein oder Freiwillige Feuerwehr, hat irgendwo eine Person, die im Kopf oder in einer zerfledderten Kladde weiß, wie viel bei welchem Wetter getrunken wird. Dreißig Grad und Sonne bedeuten andere Mengen als achtzehn Grad und Wolken, ein Fest mit Jugendturnier braucht mehr Schorle und Limo, ein Abend mit Blasmusik mehr von allem anderen. Die erfahrenen Festwarte rechnen in Kästen pro hundert Besucher und liegen damit erstaunlich oft richtig. Wer neu in die Aufgabe rutscht, lernt schnell die eiserne Regel: lieber zwei Kästen zu viel als einer zu wenig, denn nichts ist schlimmer als eine leere Theke um halb neun.
Zur Mengenplanung kommt die Beschaffung, und die war über Jahrzehnte immer gleich organisiert. Der Getränkehändler vor Ort liefert die großen Posten auf Kommission, was nicht getrunken wird, geht zurück. Dieses Modell funktioniert bis heute gut und hat einen unschätzbaren Vorteil, denn das Risiko liegt nicht beim Verein. Aber es deckt eben nicht alles ab. Die Süßigkeiten für die Tombola, die Gummibärchentüten für das Kinderprogramm, die Schokoriegel für den Kuchenverkauf ohne Kuchen, die Chips und Salzstangen für die Bar am Abend, all das kommt klassisch aus dem Großmarkt oder aus drei verschiedenen Supermärkten. Und damit beginnt der Teil der Festvorbereitung, über den am meisten gestöhnt wird: das Fahren und Schleppen.
Wer es einmal mitgemacht hat, kennt den Ablauf. Am Donnerstag nach Feierabend fahren drei Kombis los, einer zum Großmarkt, einer zum Discounter, einer zum Getränkemarkt, weil es dort die eine Sorte gibt, auf die der Wirt besteht. Zwei Stunden später wird auf dem Parkplatz vor dem Vereinsheim umgeladen, jemand hat die Quittung verloren, jemand anders stellt fest, dass die Servietten fehlen, und der Kassier fragt sich später, warum auf einem Bon Privateinkäufe mit draufstehen. Das alles ist gelebtes Ehrenamt, und es hat durchaus seinen Charme. Effizient ist es nicht.
Deshalb hat sich in vielen Vereinen die Beschaffung in den letzten Jahren leise verändert. Der erste Schritt war meist eine geteilte Tabelle statt der Kladde, in der jeder eintragen kann, was gebraucht wird und was schon besorgt ist. Der zweite Schritt ist bei immer mehr Vereinen die Onlinebestellung für alles, was lagerfähig ist. Softdrinks in Dosen, Säfte, Süßigkeiten in Großpackungen, Snacks, Einwegbecher, das lässt sich Wochen vor dem Fest bestellen und kommt auf der Palette oder im Paket direkt ans Vereinsheim. Spezialisierte Onlinehändler führen genau dieses Kiosk- und Festsortiment in Gebindegrößen, die für Vereine taugen. Wer sich ansehen möchte, wie so ein Sortiment aussieht, kann zum Beispiel hier klicken und findet vom Colakasten bis zur Fünf-Kilo-Packung Fruchtgummi das meiste, was sonst drei Einkaufsfahrten bedeutet hätte. Der Reiz liegt weniger im einzelnen Preis als in der Rechnung insgesamt: keine Fahrten, keine verlorenen Bons, eine Lieferung, eine Rechnung für den Kassier.
Ganz ersetzen wird die Bestellung per Klick den Getränkehändler nicht, und das will auch niemand. Für Fassbier, Kommissionsware und die kurzfristige Nachlieferung am Festsamstag bleibt der regionale Lieferant unschlagbar, und viele Vereine legen ohnehin Wert darauf, ihre örtlichen Geschäftspartner zu unterstützen, die oft genug selbst als Sponsoren auf der Bande stehen. Was sich verschiebt, ist die Arbeitsteilung. Das Schwere und Planbare kommt geliefert, das Frische und Kurzfristige kommt aus der Region, und die Ehrenamtlichen sparen sich die Fahrten, die keinem Spaß machen.
Ein weiterer Baustein, der sich im Filstal bewährt hat, ist das Teilen unter Nachbarn. Der Kühlanhänger des Musikvereins steht beim Sommerfest des Sportvereins auf dem Hof, die Feuerwehr leiht ihre Bierzeltgarnituren an den Gesangverein aus, und wer beim Großmarkt ohnehin eine Fahrt macht, nimmt die Liste des Nachbarvereins gleich mit. In manchen Gemeinden sprechen sich die Vereine sogar bei den Festterminen und bei den Bestellungen ab, damit sich Anlieferungen bündeln lassen und der Anhänger nicht zweimal im Monat quer durchs Tal gezogen werden muss. Solche Absprachen laufen selten über offizielle Kanäle. Meist reicht eine Nachricht in der Vorständegruppe oder ein Gespräch am Rande des letzten Festes, und die Palette des einen wird zur Palette von zweien.
Dass diese Entlastung nötig ist, weiß jeder, der die Personalsituation in den Vereinen kennt. Die Feste werden nicht kleiner, aber die Zahl derer, die Woche für Woche anpacken, wächst nicht mit. Viele Vorstände berichten, dass sich für das Fest selbst noch genug Helfer finden, für Aufbau, Thekendienst und Abbau. Schwieriger sind die unsichtbaren Aufgaben davor, das Besorgen, das Rechnen, das Fahren. Genau dort setzt jede Vereinfachung an. Eine Palette, die am Dienstag vor dem Fest angeliefert wird, ersetzt nicht nur Kofferraumladungen, sie ersetzt vor allem Abende, die Ehrenamtliche sonst im Feierabendverkehr verbringen würden.
Auch die Jugendabteilungen profitieren von der neuen Routine. Wo früher die Trainerin freitags noch schnell Schorle und Riegel für das Auswärtsturnier kaufte, liegt heute ein Vorrat im Materialraum, bestellt vom Verein, abgerechnet über die Vereinskasse, ohne dass jemand in Vorleistung gehen muss. Das klingt banal, löst aber ein echtes Problem, denn das private Auslegen von Geld ist eine der häufigsten kleinen Ärgernisse im Ehrenamt. Eine zentrale Bestellung mit ordentlicher Rechnung macht die Kassenprüfung leichter und erspart dem Verein die Zettelwirtschaft.
Am Ende bleibt die Erkenntnis, dass Vereinsleben immer auch Logistik ist, und zwar mehr, als von außen sichtbar wird. Das Sommerfest, das Herbstfest, die Weihnachtsfeier, das Zeltlager, alles hängt daran, dass irgendjemand rechtzeitig an Kisten, Kästen und Tüten gedacht hat. Die Werkzeuge dafür ändern sich gerade, von der Kladde zur Tabelle, vom
Kombikonvoi zur Palette an der Rampe. Was gleich bleibt, ist der Moment, für den das alles passiert: Samstagabend, das Fest läuft, die Theke ist voll, und der zweite Vorstand kann sein Klemmbrett weglegen und selbst ein kaltes Getränk in die Hand nehmen. Nächste Woche beginnt dann die Planung für das Herbstfest, und die Kladde, ob aus Papier oder digital, wird wieder aufgeschlagen.
PM
