Auf dem Schreibtisch türmen sich Berge mit Papieren und die Suche nach einem wichtigen Zettel dauert lange. Zudem sorgt das Chaos dafür, dass es kaum möglich ist, ordentlich zu arbeiten. Stattdessen muss ewig nach dem gesuchten Stift gewühlt werden. An einem ordentlichen Arbeitsplatz hingegen, der gut organisiert ist, lässt es sich besser arbeiten und es herrscht eine angenehme Büroatmosphäre. Mit den folgenden sieben Tipps geben wir Ratschläge, wie längere Suchaktionen vermieden und Arbeitsprozesse optimiert werden können.
Die Vorteile eines ordentlichen Arbeitsplatzes
Ein unordentlicher Arbeitsplatz sorgt dafür, dass es chaotisches zugeht und dass es kaum möglich ist, produktiv zu arbeiten. Auf dem Schreibtisch stapeln sich Berge mit Notizzetteln und wichtigen Dokumenten. Statt Ordnung wird der Arbeitsplatz von Dingen belegt, die von der Arbeit ablenken und unnötig sind. Dadurch erfolgt nicht selten auch eine mentale Blockade. Zudem wird viel Zeit damit verschwendet, Sachen zu suchen, die für die Arbeit benötigt werden. Dies schafft zudem auch noch Frust.
Die Folge eines unordentlichen Arbeitsplatzes sind ineffiziente und unproduktive Arbeitsabläufe. Die Unordnung bringt Stress mit, der auch die Kollegen belasten kann. Wer in einem Büro mit anderen Menschen sitzt, muss mit diesen zusammenarbeiten und an einem Strang ziehen. Belasten Unordnung, Stress und Verzögerungen den Arbeitsalltag, fällt dies schwer. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz zieht verschiedene positive Dinge nach sich, wodurch die Erledigung der Aufgaben wieder Spaß macht.
7 Tipps für Ordnung am Arbeitsplatz
Wer dafür sorgt, dass die wichtigen Utensilien, die laufend benötigt werden, direkt griffbereit liegen, hat es geschafft, einen ordentlichen Arbeitsplatz zu besitzen. Denn schließlich benötigt niemand auf seinem Schreibtisch Stapel mit Dokumenten oder zehn Kugelschreiber. Je minimalistischer, desto übersichtlicher ist der Schreibtisch. Nicht selten fehlt es an Struktur durch eine entsprechende Organisation. Es gibt allerdings wirksame Mittel, um ein Chaos im Büro zu beseitigen, wie zum Beispiel clevere Ordnungssysteme. Sie sorgen dafür, dass der Arbeitsplatz übersichtlich ist und dadurch effizienter gearbeitet werden kann. Die folgenden einfachen Tipps sorgen dafür, dass der Arbeitsplatz im Handumdrehen aufgeräumt ist.
Tipp 1: Aussagekräftig beschriften
Gut beschriftete Ordner sorgen dafür, dass diese schnell und einfach wiedergefunden werden, wenn sie jemand benötigt. Daher sind einige aussagekräftige Bezeichnungen erforderlich, wie zum Beispiel auch das Jahr. So ist es möglich, auch noch nach vielen Jahren auf die dort archivierten Informationen zurückgreifen zu können. Dadurch wird der Arbeitsprozess deutlich erleichtert.
Tipp 2: In Ordner und Mappen sortieren
Ablagefächer sorgen gerne dafür, dass nicht benötigte Papiere dort einfach hineingeworfen werden. Es ist besser, sich von solchen Ablagefächern zu trennen und stattdessen Unterlagen in Ordner und Hängemappen einzusortieren. Wichtig ist es auch nur das aufzubewahren, was später auch benötigt wird.
Tipp 3: Einmal im Jahr ausmisten
Einmal im Jahr heißt es dann „Frühjahrsputz“. Dabei wird radikal der Arbeitsplatz aufgeräumt. Die 5S Kaizen Methode, die aus Japan stammt, verfolgt nicht ohne Grund die folgenden fünf Schritte:
- Sortieren
- Systematisierung
- Säuberung
- Standardisierung
- Selbstdisziplin
Hierfür werden alle Gegenstände einzeln die Hand genommen und geprüft. Nur das, was wirklich für den Arbeitsalltag benötigt wird, bleibt. Übrig gebliebenen Dinge werden entsorgt, um am Arbeitsplatz für Platz zu sorgen. Werden wirklich drei Kugelschreiber benötigt? Und müssen diese auf dem Schreibtisch liegen?
Tipp 4: Am Ende jeden Arbeitstages aufräumen
Nach dem Arbeiten sollte das Office aufgeräumt und gesäubert werden. Dies sollte täglich am Ende des Tages, bevor das Büro verlassen wird, durchgeführt werden. Dadurch ist es möglich, am nächsten Morgen motiviert in den Alltag zu starten, ohne sich zuvor durch das Chaos des Vortages wühlen zu müssen.
Tipp 5: Statt Papier digitalisieren
Nicht alles muss ausgedruckt werden, im digitalen Zeitalter hat sich der papierlose Arbeitsplatz bewährt. Bevor etwas ausgedruckt wird, ist es besser zu überlegen, ob es nicht möglich ist, diese Datei oder dieses Dokument einzuscannen und zu digitalisieren. Denn so landet dieses Schriftstück garantiert nicht nur in einem Ablagestapel und macht dadurch die Ordnung am Arbeitsplatz zunichte.
Tipp 6: Einrichtung strukturieren
Ein ordentlicher Arbeitsplatz fängt bei der Überlegung der richtigen Einrichtung an. Denn diese ist erforderlich, um überhaupt strukturiert arbeiten zu können. Sind beispielsweise viele Ordner erforderlich, kann es sein, dass der Platz für ein Regal nicht reicht. Daher ist es erforderlich, regelmäßig zu kontrollieren, welche Ordner noch benötigt werden. Aktenordner, die im letzten Jahr nicht in die Hand genommen wurden, sollten am besten in einem Karton untergebracht werden, wie zum Beispiel von Smileypack. Ein Schreibtisch mit möglichst vielen Schubladen eignet sich gut dafür, um Kleinteile wie Locher, Tacker oder Stifte zu verstauen. Diese können dann mit einem einzigen Handgriff aufgefunden werden. Helfer, wie Hängeregister, sorgen ebenfalls für Ordnung im Büro.
Tipp 7: Ordnungssystem überdenken
Kommen auch Kollegen mit dem Ordnungssystem zurecht? Es ist wichtig, dass diese es ebenfalls auf Anhieb verstehen und damit zurechtkommen. Besonders dann, wenn es eine Vertretung für den Urlaub oder für Krankheitsfälle gibt. Jeder Platz auf dem Schreibtisch oder im Regal soll eine bestimmte Funktion besitzen. Nur so ist es möglich, Dinge schnell und eindeutig zuzuordnen und gleichzeitig auch wiederzufinden.
PM
