Mit dem Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ vergibt die DATEV eG seit Februar 2019 eine Auszeichnung an diejenigen ihrer Mitglieder, die die Ziele und Visionen der Genossenschaft beim Thema Digitalisierung in besonderer Weise voranbringen. Das Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ kann grundsätzlich jede Kanzlei tragen, die die definierten Kriterien erfüllt.
Die Parameter für den Bereich Rechnungswesen: Digitalisierungsquote gesamt mindestens 65 Prozent, Digitalisierungsquote Bank mindestens 70 Prozent und Anteil Mandanten mit digitalen Belegen mindestens 40 Prozent. Im Bereich Personalwirtschaft sehen die Kennzahlen wie folgt aus: Anzahl Abrechnungen pro Stunde mindestens fünf, Digitalisierungsquote Bewegungsdaten mindestens zehn Prozent. Diese Kennzahlen kommen aus dem sogenannten DATEV Digitalisierungs-Cockpit, einem kostenlosen Tool, das sich ohne großen Aufwand installieren lässt. In diesem Cockpit werden Werte aus eingesetzten DATEV-Programmen ausgewertet und anhand von Tachos illustriert. Dieser Prozess wird von einem Außendienstmitarbeiter der DATEV angestoßen, er oder sie stellt das Cockpit zur Verfügung, analysiert mit den Kanzleien die Ergebnisse und kümmert sich um die Vergabe des Labels.
Die digitale Auszeichnung wird bei der Vergabe mit der Jahreszahl versehen und kann in dieser Form dauerhaft eingesetzt werden. Um aber für die folgenden Jahre die jeweils aktuelle Jahreszahl für das Label zu bekommen, muss eine Kanzlei erneut das Cockpit durchlaufen, denn die zu erfüllenden Kriterien ändern sich jährlich. Wenn Kanzleien, die im DATEV Digitalisierungs-Cockpit aufgestellten Hürden reißen, helfen ebenfalls die Mitarbeiter der Genossenschaft weiter: Sie planen gemeinsam mit den Inhabern die weiteren Schritte, um die Werte zu verbessern.
Von 40.174 Mitgliedern (Stand 2019) wurden bis zum 16.09.2020 bundesweit 1.185 Kanzleien mit dem Label „Digitale DATEV-Kanzlei 2020“ ausgezeichnet. Eine dieser Kanzleien ist die von Steuerberater Markus Maier in Geislingen, der mit seinen Mitarbeitern über 400 Mandanten im Geislinger Raum und darüber hinaus betreut. Seit gut einem Jahr wurde die Kanzlei weitestgehend auf digitale Prozesse umgestellt. Und dabei konnten die geforderten Quoten bei weitem übertroffen werden, freute sich die IT-Systemberaterin der DATEV eG, Sabrina Schäfer, „Herr Maier befindet sich mit seinen erfüllten Quoten im absoluten Spitzenbereich aller Steuerberatungsbüros in Deutschland“.
Mandanten vom Steuerberatungsbüro Maier können alle ihre Belege jetzt digital einreichen, sie werden ohne Ausnahme digital verarbeitet und auch die Steuererklärung wird dann mittels elektronsicher Datenübermittlung an das Finanzamt übermittelt. Natürlich bekommt auch der Mandant alle seine Auswertungen digital. Bei uns fällt bald kein Papier mehr an, ist der Plan von Markus Maier, wenn alle Mandanten in der Lage sind, ihre Unterlagen papierlos einzureichen. In der Registratur bekommen wir dadurch beträchtlich mehr Platz. „Außerdem sparen wir erhebliche Zeit für die Erfassung und Kontierung ein“, so Maier, „denn auch hier liefert uns das System nun bei wiederkehrenden Buchungen schon Buchungsvorschläge“.
In der coronabedingten Zeit des Homeoffice seiner Mitarbeiter offenbarte das digitale System einen weiteren Vorteil. Alle Mitarbeiter können zu 100 % von zu Hause aus auf die Daten der Mandanten zugreifen und sie so weiterbearbeiten. Die Technik hierfür stellte Markus Maier seinen Mitarbeitern zur Verfügung. Für die Sicherheit haben die Mitarbeiter „Smart-Cards“ oder „Ident-Sticks“, mit denen sie sich ins System einloggen können.
Informationen zum Steuerberatungsbüro Markus Maier erhalten Sie unter https://maier-stb.com/
Informationen zur DATEV eG, dem führenden Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, aber auch für deren Mandanten, und zu den Vorteilen, die Mandanten von der „Digitalen DATEV-Kanzlei“ haben, erhalten Sie unter https://www.datev.de/web/de/startseite/startseite-n/
FL001_318_109241_digitale-Kanzlei_Freigabe.pdf
Joachim Abel
