Tipps für den Schriftverkehr mit Behörden, Krankenkassen und Co.

Wie man mit Nachbarn oder Freunden spricht, unterscheidet sich von der Sprache in Behörden und Ämtern. Neben Fallstricken im Ausdruck können Verbraucher aber auch in anderer Hinsicht häufige Fehler und Missverständnisse vermeiden.

Richtigen Empfänger wählen

Es mag wie eine Binsenweisheit klingen, kommt aber immer wieder vor: Falsch adressierte Briefe, die wieder an den Empfänger zurückgeschickt werden. Das passiert etwa bei einem Zahlendreher oder auch einer veralteten Adresse. Mancherorts liegen die Gründe ebenso in Störungen des Betriebsablaufs begründet, oft kann der Fehler aber beim Sender gefunden werden. Ein nicht angekommener Brief kann für den Empfänger teure Folgen nach sich ziehen. Informieren Sie sich daher sorgfältig und vergewissern sich über die richtigen Namen und Adressen.

Auf einen entsprechenden Stil achten

Im Umgang mit offiziellen Stellen wie Krankenkassen, der Rentenversicherung, aber auch Ämtern und Behörden sollte auf einen umgangssprachlichen Stil verzichtet werden. Er sollte vielmehr zielorientiert und freundlich verfasst sein. Sachliche Verhalte sollten mit entsprechenden Bearbeitungsnummern angegeben werden und das Problem pointiert dargestellt werden. Dazu gehören auch die korrekte Darstellung der eigenen Adresse und die Einhaltung der üblichen Formate. So sind die genauen Zeilenabstände und Ränder in den meisten Fällen normiert und sollten im eigenen Interesse eingehalten werden.

Briefe mit Stichtag rechtzeitig verschicken

Ebenso wichtig wie stilistische und formelle Fragen ist das rechtzeitige Versenden von Schriftstücken. Handelt es sich um Anträge, die bis zu einer gewissen Deadline auf der Behörde eingegangen sein müssen, ist dies besonders wichtig. Im Normalfall sollte die Zustellung eines Briefs nicht länger als 1 bis 3 Werktage dauern. Bauen Sie bei Bedarf jedoch einen zeitlichen Puffer ein. Es kann sich lohnen, ein amtliches Dokument per Einschreiben zu versenden. Damit haben Sie eine offizielle Bestätigung über Versand und später ebenfalls Eingang des Schriftstücks beim Empfänger. Aufgrund von bürokratischen Hürden verlangen die meisten Behörden noch heute die Dokumentation sämtlicher Unterlagen und Anträge. Ein weiterer Grund, der für ein rechtzeitiges Versenden spricht, ist die hohe Arbeit, die zahlreichen Behörden aufgebürdet wird. Nicht selten kommt es in vielzähligen lokalen Poststellen aufgrund eines sehr hohen Arbeitsaufkommens zu Verzögerungen im Betriebsablauf.

Die richtige Beschriftung wählen

Briefe sind in den unterschiedlichsten Formaten erhältlich. Diese reichen vom Standardbrief mit den maximalen Maßen 235 x 125 mm bis hin zum Großbrief. Letzterer bietet sich bei einer Sendung mit mehren Dokumenten an, die optimalerweise nicht geknickt werden sollen oder dürfen. Bei Großbriefen müssen Sie besonders vorsichtig sein. In den meisten Fällen werden sie genutzt, um bedeutsame Dokumente wie Anträge und Vertragsunterlagen sicher zu übermitteln. Im Idealfall kommt beim Großbrief beschriften das Unternehmen oder die Verwaltungsstelle an die erste Stelle und im Falle einer Postfachzusendung dieses anstelle der eigentlichen Straße. Die übliche Vorgehensweise beim Beschriften orientiert sich am Standard mit einem ausreichend großen Abstand zum Rand, in der Regel also 1,5 cm. Frankiert werden Großbriefe mit dem derzeit üblichen Porto von 1,60 Euro. Die Frankierung unterscheidet sich im Wesentlichen aber nicht von der eines normalen Briefs.

Sonstiges beachten

Wurden alle Schritte richtig ausgeführt? Informieren Sie sich bereits vor dem Versenden darüber, ob sich die Mitarbeiter oder Behörde derzeit im Urlaub befinden. Planen Sie Ihren Einwurf am Briefkasten oder die Abgabe bei einer Poststelle in ihren Alltagsablauf ein und legen sich den Brief bereits zu Hause zurecht. So vermeiden Sie, ihn später zu vergessen.

Bild von talha khalil auf Pixabay

PM

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